Fyrri mynd
Nćsta mynd
...
Ok
Velkomin á vef Húnahornsins. Við notum vefkökur (e. cookies) til þess að bæta upplifun þína og greina umferð um síðuna.
Með því að nota vefsíðuna samþykkir þú notkun á vefkökum og skilmála okkar.
Húnahornið
Open Menu Close Menu
Húnahornið
Föstudagur, 25. september 2020
   m/s
C
Olís
huni.is - RSS-efnisveita
 
September 2020
SMÞMFL
303112345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930123
FyrriNúnaNæsti
Veðurstofa Íslands
Reykir í Hr 11:00 A 6  3°C
Reykjavík 11:00 A 4  4°C
Akureyri - 11:00 SSA 3  3°C
Egilsstaðaf 11:00 SSA 3  3°C
Vegagerðin
Holtavörðuh. 12:20 SSV 2 -2°C
Laxárdalsh. 12:20 SSA 3 -1°C
Vatnsskarð 12:20 SA 5 0°C
Þverárfjall 12:20 SA 5 -1°C
Kjalarnes 12:20 A 8 5°C
Hafnarfjall 12:20 SA 6 6°C
VegagerðinVestfirðirVestfirðirNorðurlandNorðausturlandVesturlandAllt landiðMiðausturlandSuðvesturlandSuðurlandSuðausturland
Nöldrið
06. september 2020
Sumri hallar hausta fer
Ljúft, en um margt óvenjulegt sumar er senn á enda runnið og veturinn farinn að minna á sig með hvíta fjallatoppa. Ennþá getum við þó vonast eftir fallegum sólskinsdögum ef við erum heppin.
::Lesa

SSNV

Leita í netfangaskrá
 
Eftir Sigurbjörn Þorkelsson
22. september 2020
Eftir Inga Heiðmar Jónsson
19. september 2020
Eftir Björk Bjarnadóttur
18. september 2020
Eftir Svölu Runólfsdóttur héraðsskjalavörð
02. september 2020
Eftir Inga Heiðmar Jónsson
31. ágúst 2020
Eftir Inga Heiðmar Jónsson
26. ágúst 2020
Eftir Unni Valborgu Hilmarsdóttur
26. ágúst 2020
Eftir Sigurbjörn Þorkelsson
19. ágúst 2020
N 65° 39' 32.04" V 20° 16' 55.2"
Pistlar | 02. september 2020 - kl. 14:23
Eru skjalamálin í lagi?
Eftir Svölu Runólfsdóttur héraðsskjalavörð

Nú standa sveitarfélög frammi fyrir því að taka ákvörðun um það hvort þau ætli að fara út í rafræna skjalavörslu eða ekki. En hvað er rafræn skjalavarsla?

Stjórnun og þekking er grunnurinn

Ennþá er val milli pappírs- og rafrænnar skjalavörslu hjá sveitarfélögum, en ekki vitað hversu lengi það varir. Ýmsir kostir og gallar fylgja hvoru kerfi fyrir sig, en ljóst er að framtíðin verður meira eða minna rafræn.

Hvort sem er valið pappírs- eða rafræn skjalavarsla þá skiptir þekking og stjórnun alltaf miklu máli. Að skilja hvað eru skjöl, hvernig á að flokka og varðveita.

Það er óheppilegt að hafa skjölin „bara þarna" inni í tölvu starfsmanns sem er jafnvel hættur störfum, eða óskipulega uppraðað í geymslu. Ef upplýsingar eru vistaðar á margvíslegan hátt eða eytt tilviljunarkennt, þá verður erfitt að leita í þeim til að svara fyrirspurnum og þess þá heldur til að uppfylla lagalega kröfur um skjalavörslu. 

Vistun eða stjórnun

Margir halda að nóg sé að vista skjöl á sameiginlegu drifi fyrirtækisins, oftast með ,,heimatilbúinni‘‘ flokkun. Það er hins vegar ekki rétt því mikill munur er á þessari vistun og alvöru skjalastjórnun.

Skjalavistun felur einfaldlega í sér vistun rafrænna skjala í tölvukerfi. Í einhverja möppu á einhvern stað. Það er það sem flestir eru vanir að gera og dugar fyrir t.d. heimilisbókhald.

Skjalastjórnun flokkar skjölin hins vegar á samræmdan hátt. Til þess þarf skjalastjórnunarkerfi, sem dæmi GoPro og OneSystem, sem hægt er að kaupa aðgang að. Þá eru skjölin flokkuð um leið og þau eru vistuð í tölvunni, samkvæmt skjalaáætlun, sem þarf að vinna fyrir vinnustaðinn. Í skjalaáætluninni er meðal annars ákveðið hvernig „lífstími“ viðkomandi skjals á að vera, hvar á að geyma, hvernig á að flokka og skrá. Vinnustaðir eru mismunandi og áætlanir unnar út frá því. Sveitarfélög eru t.d. skilaskyldir aðilar og þurfa að varðveita gögn sem varða stjórnsýsluna og afhenda skjalasafni eftir ákveðið tímabil.

Ef farið er í rafræna skjalavörslu og gögn skráð rétt, þá er hægt að láta vinna vörsluútgáfu sem síðan er afhend rafrænt til viðkomandi aðila (Héraðsskjalasafn, Þjóðskjalasafn Íslands). Þá þarf ekki lengur að prenta út og afhenda möppur. En flestir eru ekki komnir þangað enn.

Prenta, eða ekki prenta?

Taka þarf skjalamál alvarlega því kröfurnar verða meiri, skyldur aukast og sveitarfélög (og auðvitað aðrir vinnustaðir líka) geta lent í vandræðum ef reglunum er ekki fylgt. Dæmi um slík mál hafa komið nýlega í fréttum, má þar nefna Braggamálið fræga og Samherja-skýrsluna, þessa sem ekki fannst. Um refsivert athæfi er að ræða.

En reglurnar geta virst flóknar og erfitt að framfylgja þeim, sérstaklega ef um tölvupósta og þess háttar er að ræða. Á ég að geyma það eða ekki? Prenta út eða ekki?

Til að koma í veg fyrir slíkt er mikilvægt að auka þekkingu starfsmanna og hafa skýrar vinnureglur. Hverju sveitarfélagi er brýnt að hafa skjalastjóra. Menntaður skjalastjóri er kostur en fyrir lítil sveitarfélög er hægt að leysa þetta með því að láta einn starfsmann skrifstofunnar taka að sér þær skyldur sem því fylgja að hafa skjalamálin í lagi. Mælt er þó með því að sem flestir starfsmenn kynna sér skjalamál og fara á námskeið varðandi skjalavörslu.

Stefnt er á að halda slíkt námskeið í samvinnu skjalasafna á Norðulandi vestra og Þjóðskjalasafni Íslands. Áhugasamir geta skráð sig hjá undirrituðum.

Svala Runólfsdóttir héraðsskjalavörður

Áhugaverðar greinar: file:///C:/Users/Notandi/Downloads/thjodskjalasafn-stjornvisi-09-12-2015589.pdf

Höf. rzg
 
Prenta Prenta  
 
Til baka
 
Húsfrúin
04. febrúar 2020
Róbinson Krúsó meðferðin
Við getum flest verið sammála um að jákvæð hugsun sé forsenda þess að samþykkja það að jákvæðni auki líkurnar á skilningi og að skilningur sé ein helsta breytan í góðum mannlegum samskiptum.
::Lesa
Spaugið
04. febrúar 2020
Sherlock og Watson
Sherlock Holmes og Dr. Watson fóru í útilegu. Eftir að hafa gætt sér á góðum mat og drukkið flösku af víni, bjuggu þeir um sig og fóru að sofa.
::Lesa

©2020 Húnahornið